Apostilla y Legalización

Apostilla

Con la Convención de La Haya por la que se Suprime el Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, adoptada en La Haya, Países Bajos, el 5 de octubre de 1961, mejor conocida como Convención de la Apostilla, los Estados Contratantes eximen de legalización a los documentos públicos que deban ser presentados en sus territorios, exigiendo como única formalidad la fijación de la apostilla. Para conocer el contenido y los Estados Contratantes de la Convención se puede consultar la página http://www.hcch.net/

A partir del 14 de agosto de 1995, México es parte de dicha Convención. El propósito de la adhesión de México a la Convención de La Haya, fue simplificar el sistema de “legalizaciones en cadena” por un sólo trámite denominado “apostilla”. Este trámite consiste en certificar que la firma y el sello de un documento público fueron puestos por una autoridad en uso de sus facultades. La apostilla, al igual que la autenticación (legalización), únicamente certifica que la firma o sello que muestra el documento fue emitido por un funcionario público en ejercicio de sus funciones, pero no certifica la validez del contenido del mismo.

En la actualidad existen diversos países que no se han adherido a esta Convención, por lo que los documentos públicos que deban producir efectos entre éstos, deberán ser legalizados de conformidad con lo establecido en el Artículo 2 de dicha Convención.

Documentos de Estados Unidos.

Dado que la mayoría de las solicitudes sobre obtención de apostilla se orienta a documentos públicos emitidos por autoridades estadounidenses, en este apartado se hace mayor énfasis en este país.

Tanto México como Estados Unidos son parte de la mencionada Convención. Los documentos autenticados o emitidos por autoridades estadounidenses ya no se legalizan en los Consulados de México, sino que deben ser apostillados por las autoridades estadounidenses.

Estos documentos estadounidenses, que van a surtir efectos en México, deberán contener una certificación denominada Apostilla que se obtiene en las llamadas Oficinas del (la) Secretario (a) de Estado (Secretary of State) de cada uno de los Estados de la Unión Americana, cuyos datos pueden consultarse en Autoridades Apostillantes en los Estados Unidos de América.

Para realizar este trámite desde México, el interesado puede elegir entre las siguientes dos opciones:

Vía directa

El trámite se puede solicitar directamente ante la Oficina de la Secretaría de Estado (Secretary of State) de la Entidad Federativa correspondiente, (consultar enlace),  presentando el documento original y el pago por este servicio, mismo que cada Oficina establece. Cabe mencionar que dado que este trámite no es personal, puede realizarlo una persona de la confianza del interesado.

Vía postal

• Comprar un Money Order (orden de pago) por la cantidad a la que corresponda al pago por este servicio, más $2.00 USD extras para cubrir el costo de los timbres de correo, a nombre de: OFFICE OF THE SECRETARY OF STATE.
• El sobre dirigido a la Office of the Secretary of State debe contener:
• - Documento original
• - Carta solicitando el trámite (en inglés)
• - El money order (orden de pago), que puede ser adquirida en casas de cambio y debe expedirse a nombre de OFFICE OF THE SECRETARY OF STATE.
• - Un sobre adicional con el domicilio en México al cual quiere que se envíe el documento apostillado.

Documentos expedidos por autoridades mexicanas y que surtirán efecto en otros países.

En el caso de los documentos públicos mexicanos que deban ser utilizados en un país adherido a la Convención de La Haya sobre la Apostilla, deberán apostillarse en la oficina que corresponda atendiendo a los siguientes criterios:

Los documentos expedidos en cualquier Estado de la República Mexicana, deberán apostillarse en la Secretaría General de Gobierno de cada Estado

Los documentos federales deberán ser apostillados por la Secretaría de Gobernación.

Los documentos expedidos por autoridades del Distrito Federal, deben apostillarse en la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos del Gobierno del Distrito Federal.

Documentos de otros países en México.

Si usted requiere apostillar documentos públicos extranjeros emitidos por Países Miembros de la Convención, el trámite deberá realizarse por la autoridad apostillante del país de origen. Dicha autoridad por lo general es el Ministerio de Relaciones Exteriores. Si usted desea conocer cuál es la autoridad apostillante, se sugiere consultar la página http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.authorities&cid=41 .

Legalización

La legislación mexicana prevé que para que un documento público extranjero surta efectos en México, es necesario que se presente debidamente legalizado por la Representación Consular mexicana ubicada en el lugar en donde se expidió el documento legalizado. Cabe señalar que deberán legalizarse todos aquellos documentos públicos emitidos por países que no sean miembros de la Convención de La Haya sobre la Apostilla y que deban utilizarse en otro país no miembro. Cuando hay un país no miembro que presenta el documento ante un miembro de dicha convención, el primero debe legalizar su documento, igualmente se realiza el procedimiento a la inversa.

De conformidad con los Artículos 83 y 84 del Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano, la llamada legalización de firmas y/o sellos, contenidos en documentos públicos extranjeros, es un acto de certificación por medio del cual el funcionario consular certifica que la firma o sello (de un funcionario u oficina gubernamental o notarial) que se localiza dentro de su circunscripción, coincide con la firma o sello registrados en sus archivos. Al igual que en el caso de la apostilla, esta certificación nunca habrá de prejuzgar sobre el contenido del documento.

Las legalizaciones efectuadas por las Oficinas Consulares surtirán sus efectos en la República Mexicana sin necesidad de que las firmas de dichos funcionarios requieran a su vez ser legalizadas por la Secretaría de Relaciones Exteriores, de conformidad con el Artículo 130 del Código Federal de Procedimientos Civiles.

El procedimiento para llevar a cabo la legalización es el siguiente:

Documentos de México en otros países

1.Los documentos expedidos por autoridades de cualquier Estado de la República Mexicana, deberán legalizarse en la Secretaría General de Gobierno de los Estados.

2.Posteriormente por la Secretaría de Gobernación, ubicada en Río Amazonas # 62 Colonia y Delegación Cuauhtémoc, con un horario de atención de 9 a 13 horas, de lunes a viernes. El teléfono es 50 93 32 00 ext. 35043. Se deberá efectuar el pago de derechos conforme a la Ley Federal de Derechos vigente.

3.Después deberá ser legalizada por la Secretaría de Relaciones Exteriores a través de las Delegaciones Metropolitanas o Foráneas. El pago por la legalización de documentos en estas Delegaciones será de conformidad con la Ley Federal de Derechos. A partir del 8 de enero de 2007, la única forma para el pago de este derecho será a través de Hoja de Ayuda.

4.Finalmente, deberá legalizarse por la Embajada del país en donde surtirá efectos el documento mexicano.

Los documentos federales deberán legalizarse en la Secretaría de Gobernación, ubicada en Río Amazonas # 62 Colonia y Delegación Cuauhtémoc, con un horario de atención de 9 a 13 horas, de lunes a viernes. El teléfono es 50 93 32 00 extensión 5043. El costo es de 499 pesos mexicanos.

Los documentos expedidos por autoridades del Distrito Federal, se legalizan en la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos del Gobierno del Distrito Federal ubicada en Candelaria de los Patos s/n, Colonia 10 de Mayo. El costo actual será determinado por la Ley Federal de Derechos en vigor y se paga en cualquier ofician de la Tesorería del Distrito Federal. El teléfono es 55 22 51 18 extensión 108.

Documentos de otros países en México

Los documentos que expiden autoridades de países no miembros de la Convención de La Haya sobre la Apostilla, deberán ser legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores o por la autoridad que defina el Gobierno del país que lo emite. Posteriormente, deberá ser legalizado por las Representaciones Diplomáticas y Consulares de México. Al igual que en el caso de la apostilla, esta legalización nunca prejuzga sobre el contenido del documento.

Se deberá efectuar el pago de los derechos, de conformidad con la Ley Federal de Derechos en vigor.

Legalizaciones por parte de "Países Amigos"

Este de tipo de legalizaciones es la que se lleva a cabo en aquellos casos en los que el documento es emitido por una autoridad de un país no miembro de la Convención de La Haya sobre la Apostilla y que no cuenta con Representación Diplomática o Consular del país en el que surtirá efectos legales. Dado lo anterior, se solicita la intervención de un tercer país que coadyuve a la obtención de la legalización del documento en el país que lo emitió.

Procedimiento:

Utiliza México

Cuando un país no es miembro y no tiene relación diplomática con el país donde surtirá efecto el documento, utiliza esta figura legalizando el documento ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, después ante la Embajada de México en ese país.

Posteriormente se certifica la firma del funcionario del Servicio Exterior Mexicano en la Dirección General de Servicio Exterior y Recursos Humanos (DGSERH) sin costo, y finalmente se presenta en la Embajada en México del país donde surtirá efecto el documento.

México utiliza

El documento se legaliza en la Embajada del País que se utilizará como “amigo”, después se certificará la firma del funcionario diplomático en el país de dicha Embajada. Finalmente se legaliza por la Representación de México en ese país.

Por cuestiones de práctica consular, se podrán solicitar documentos adicionales en cada trámite, por lo que se recomienda ponerse en contacto con la Representación Mexicana en la cual lo realizará.